退職勧奨とは？進め方と違法にならないための注意点を弁護士が解説

企業の経営者様や人事担当者様からのご相談で非常に多いのが、能力不足や勤務態度に問題のある社員への対応です。辞めてもらいたいと考えてはいるものの、日本の労働法制において解雇は非常にハードルが高く、後日不当解雇として訴えられるリスクを懸念して踏み切れないというお悩みをよくお伺いします。

そのような場合に検討されるのが「退職勧奨」という手段です。しかし、退職勧奨も一歩間違えれば「退職強要」や「パワハラ」とみなされ、会社が損害賠償請求を受けるなどの深刻なトラブルに発展しかねません。面談の進め方や伝え方、書面の残し方など、慎重な対応が求められます。

本記事では、労働問題に精通した弁護士が、退職勧奨の正しい意味や解雇との違い、具体的な進め方や違法にならないための注意点について、専門知識がない方にもわかりやすく解説いたします。従業員対応でお悩みの経営者様は、ぜひご一読ください。

これらをご理解いただくことで、法的リスクを最小限に抑えながら、円満な合意退職を目指すための道筋が見えてくるはずです。

退職勧奨とは？

退職勧奨の意味

退職勧奨とは、会社が従業員に対して「退職してくれませんか」と自主的な退職を促す行為のことです。あくまで会社からの提案であり、これに応じるかどうかは従業員の自由な意思に委ねられています。

退職勧奨と解雇の違いとは？

解雇は、会社が一方的に労働契約を解除する行為です。従業員の合意は不要ですが、その分、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が厳しく求められます。一方、退職勧奨は従業員と会社が話し合い、双方の合意に基づいて労働契約を終了させるものです。最終的に従業員が納得して退職合意書にサインをすれば、後日トラブルになるリスクは解雇に比べて大幅に低くなります。

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退職勧奨と退職強要の違いとは？

退職勧奨は「提案と説得」であるのに対し、退職強要は「強制」です。従業員が明確に退職を拒否しているにもかかわらず、執拗に退職を迫ったり、脅迫めいた言葉を使ったりすると、退職強要として不法行為となります。この線引きを見極めることが非常に重要です。

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会社都合退職になる？雇用保険や助成金への影響

会社から退職勧奨を受けて離職した場合、雇用保険上、特定受給資格者に該当することがあります。ただし、離職理由は退職に至った事情を踏まえてハローワークが判断します。離職票の記載に異議がある場合、労働者はハローワークに事情や資料を示して申し出ることができます。恒常的な早期退職優遇制度などへの応募は、別に判断されることがあります。従業員にとっては失業保険を早く受け取れるメリットがありますが、会社側にとっては雇用調整助成金など、一部の助成金の受給要件を満たさなくなる、あるいは減額される可能性があります。退職勧奨を行う前に、現在受給中または申請予定の助成金に影響が出ないか確認しておくことが大切です。

退職勧奨はどのような場合に行われる？

能力不足・勤務態度不良の社員の場合

最も多いのがこのケースです。何度指導しても業務のミスが改善されない、遅刻や無断欠勤を繰り返す、周囲の従業員へ悪影響を及ぼしているなど、企業秩序を乱す社員に対して行われます。

業績悪化・人員整理の場合

会社の経営状況が悪化し、やむを得ず人件費を削減しなければならない場合にも退職勧奨が行われます。いわゆるリストラ（整理解雇）の前の段階として、まずは希望退職を募ったり、個別に退職勧奨を行ったりするのが一般的な流れです。

退職勧奨の前に会社がやっておくべきこと

特に能力不足や勤務態度不良を理由とする場合、いきなり退職勧奨を行うのは大変危険です。まずは以下のようなプロセスを踏む必要があります。

理由の整理

能力欠如、規律違反、経営上の理由など、退職勧奨を行う具体的な理由を整理したメモを作成します。

注意・指導の記録化

口頭での指導だけでなく、業務改善指導書やメールなど、客観的な記録を残すことが重要です。

配置転換や業務内容の見直しの検討

今の部署では能力を発揮できなくても、別の部署や業務であれば改善する見込みがないかを検討し、可能であれば配置転換を実施します。これらの努力を尽くした上で「どうしても自社では雇用を継続できない」という状況を整えることが大切です。

雇用確保の再検討と助成金の確認

業績悪化・人員整理のために退職勧奨を行うことを検討されている場合、退職勧奨を行う前に、雇用調整助成金等の活用により雇用維持が可能か検討することも有用です。

退職条件の決定と予算確保

退職加算金（解決金）や有給休暇の買取り、退職時期の調整など、社員が退職勧奨に応じやすいような条件を検討し予算を確保します。

退職勧奨の進め方と手順

退職勧奨は、計画的に進めることが成功の鍵です。基本的な4つのステップをご紹介します。

ステップ1：退職勧奨の理由と条件を社内で整理する

なぜその社員に退職してもらいたいのか、これまでの指導歴や問題行動の記録を整理し、客観的な事実に基づいた理由を準備します。また、退職に応じてもらうための条件（特別退職金の支給、有給休暇の買取、再就職支援サービスの提供など）も事前に決めておきます。

ステップ2：面談を実施する

対象となる従業員を会議室などの個室に呼び、面談を行います。1対1では言った言わないのトラブルになる恐れがありますが、逆に会社側が大人数すぎると威圧感を与えてしまうため、会社側は2名体制（上司と人事担当者など）で臨んでください。面談の目的が退職勧奨であることを告げ、会社の現状やこれまでの評価などを客観的に伝えた上で、退職を検討してほしい旨を誠実に伝えます。後日の紛争に備え、面談内容をメモに残すか、原則として録音を行うことも重要です。

ステップ3：退職条件を提示する

従業員が話に耳を傾ける姿勢を見せたら、ステップ1で準備した退職条件を提示します。「今月末で合意してくれるなら、解決金として給与の○ヶ月分を上乗せする」など、従業員にとっても退職に応じるメリットがあることを提示し、納得感を持ってもらうことが重要です。

ステップ4：退職合意書を作成する

従業員が退職に同意したら、必ず「退職合意書」を作成し、双方で署名押印を行います。口約束だけでは後から「無理やり辞めさせられた」と主張されるリスクが残ります。合意書には、退職日、退職の理由、解決金の額、清算条項（今後雇用関係を争ったり、お互いに金銭の請求などをしないという約束）などを漏れなく記載します。

「自社のケースで、退職勧奨を進めてよいか確認したい」という方は、お気軽にご相談ください。

退職勧奨が違法になるのはどのような場合？（注意点）

退職勧奨を行う際、絶対に避けなければならない違法なケースについて解説します。

退職勧奨が違法とされる基準

裁判所は、退職勧奨が「社会通念上相当と認められる範囲」を超えた場合、違法な退職強要にあたると判断します。従業員の自由な意思決定を妨げるような強圧的なやり方はすべて禁止されています。

言ってはいけないNGフレーズ

面談の際、以下のような言葉を発することは違法と判断されるリスクを跳ね上げます。

その他、懲戒解雇事由がないにもかかわらず懲戒解雇をちらつかせて退職を迫ることも、違法な退職勧奨と判断される可能性が高いため絶対に避けてください。

面談を繰り返したり長時間行ったりするリスク

面談の頻度や時間にも注意が必要です。過去の裁判例では、数ヶ月の間に多数の面談を繰り返したり、1回の面談が数時間に及んだりしたケースについて、違法な退職強要と認定されています。実務上の目安として1回の面談は長くても30分から1時間程度にとどめ、従業員が明確に「退職しません」と拒否の意思を示した場合は、それ以上の勧奨は一旦ストップする必要があります。

退職勧奨を拒否されたらどうすればよいか

従業員から拒否された場合、業務から外して窓際部署に追いやる、理由もなく降格や減給をする、無視をするなどの不当な人事権の行使は明らかな違法です。拒否された場合は一度冷却期間を置き、別の条件を提示できるか社内で再検討するか、あるいはそのまま雇用を継続しつつ、根気強く業務指導を重ねていく等の対応が必要になります。

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違法な退職勧奨のリスク

違法な退職強要と判断された場合、会社は従業員に対して慰謝料などの損害賠償を支払う義務を負うだけでなく、退職合意自体が無効となり、過去に遡って未払い賃金を支払わなければならないリスクがあります。また、企業としての社会的な信用低下にも直結します。

退職勧奨を弁護士に相談するメリットとは？

退職勧奨を始める前に相談すべき理由

退職勧奨は初動がすべてと言っても過言ではありません。面談を重ねて関係がこじれてからでは、従業員が録音を始めたり、外部の労働組合に駆け込んだりして、解決が非常に困難になります。面談を実施する前の段階で弁護士に相談することで、対象従業員の状況に応じた安全で具体的な戦略を立てることができます。

弁護士が支援できること

労働問題に強い弁護士にご相談いただくことで、以下のようなサポートが可能です。

事前の準備から最終的な合意まで、法律の専門家が伴走することで、経営者様や人事担当者様の心理的負担を大きく軽減し、迅速かつ安全な解決へと導きます。

まとめ

従業員に対する退職勧奨は、解雇リスクを回避するための有効な手段です。しかし、やり方を間違えると退職強要やパワハラ、解雇無効となり、取り返しのつかないトラブルに発展する危険性をはらんでいます。事前の十分な準備と、社会通念上相当な範囲を守った誠実な面談が不可欠です。

なお、法的アドバイスは個別の状況やこれまでの事実関係により大きく異なるため、本記事の内容がすべてのケースにそのまま当てはまるわけではありません。最終的な判断や具体的な進め方については、実行に移す前に必ず専門家にご相談されることを強くお勧めいたします。

当事務所では、退職勧奨をはじめとする労務問題について、企業様向けの相談を実施しております。面談の進め方に不安がある方や、解雇か退職勧奨かで迷われている方は、トラブルが表面化する前にぜひ一度当事務所までご相談ください。